Privacybeleid.

Dit privacybeleid legt uit hoe Tandly persoonsgegevens verwerkt via tandly.nl, contactaanvragen en de Tandly-praktijksoftware. Welke rol Tandly heeft, hangt af van de situatie.

Voordat Tandly patiëntgegevens namens een praktijk verwerkt, leggen de praktijk en Tandly de verwerking schriftelijk vast in een verwerkersovereenkomst. Die afspraken vullen dit algemene beleid aan en gaan voor waar zij specifieker zijn.

1. Wie verwerkt de gegevens?

Tandly is verantwoordelijk voor persoonsgegevens die we voor onze eigen website, verkoopgesprekken, contractbeheer en dienstverlening verwerken. Voor patiëntgegevens die een tandartspraktijk via Tandly verwerkt, bepaalt de praktijk doorgaans het doel en de middelen. Tandly verwerkt die gegevens dan in opdracht van de praktijk, volgens de gemaakte verwerkersafspraken.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Website en technische gegevens

Bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browsertype, apparaatcategorie, bezochte pagina en tijdstip. We gebruiken externe diensten voor websitebeveiliging, geaggregeerde bezoekersstatistieken en het laden van lettertypen.

Contact- en demoaanvragen

Wanneer u mailt of het Tally-formulier gebruikt, verwerken we de gegevens die u zelf verstrekt, zoals naam, zakelijke contactgegevens, praktijkinformatie en de inhoud van uw aanvraag. Stuur via het contactformulier geen medische gegevens of informatie over individuele patiënten.

Accounts en gebruik van Tandly

Voor praktijkgebruik kunnen we accountgegevens, rollen, locatiekoppelingen, inlog- en beveiligingsgegevens en gebruiksgegevens verwerken. Binnen patiëntflows kan Tandly contactgegevens, afspraakgegevens, gesprekstekst en relevante patiëntcontext verwerken die door de praktijk of patiënt wordt aangeleverd. Deze inhoud kan bijzondere persoonsgegevens over gezondheid bevatten.

3. Waarvoor gebruiken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens om:

• contactaanvragen en productdemo’s te behandelen;
• overeenkomsten voor te bereiden en uit te voeren;
• accounts, toegang, afspraken, gesprekken en praktijkworkflows te laten functioneren;
• de dienst te beveiligen, storingen te onderzoeken en misbruik te voorkomen;
• de website en het product op basis van gebruik te verbeteren;
• aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Voor verwerkingen waarvoor Tandly zelf verantwoordelijk is, kan de grondslag bestaan uit uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen, een gerechtvaardigd belang, toestemming of een wettelijke verplichting. Voor patiëntgegevens bepaalt de tandartspraktijk de toepasselijke grondslagen onder artikel 6 en, bij gezondheidsgegevens, artikel 9 van de AVG. Tandly verwerkt deze gegevens uitsluitend als verwerker, op gedocumenteerde instructie en binnen de verplichte verwerkersovereenkomst.

4. Patiëntgegevens in de praktijksoftware

De tandartspraktijk is het eerste aanspreekpunt voor patiënten over gegevens in haar Tandly-omgeving. De praktijk bepaalt onder meer welke websiteflows worden aangeboden, welke medewerkers toegang hebben en hoe gegevens in de praktijkvoering worden gebruikt.

Tandly is bedoeld voor praktische patiëntvragen, afspraken en interne opvolging. De digitale assistente stelt geen diagnose en neemt geen behandelbeslissingen.

5. Dienstverleners en delen van gegevens

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, een wettelijke verplichting of de bescherming van rechten en veiligheid. Daarbij gebruiken we onder meer de volgende categorieën dienstverleners:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• leveranciers voor transactionele e-mail;
• AI-dienstverleners voor taalverwerking binnen de digitale assistente;
• formulierdiensten voor contact- en demoaanvragen;
• diensten voor websitebeveiliging en geaggregeerde webstatistieken;
• leveranciers voor het laden van websitelettertypen.

De actuele subverwerkerslijst en bijbehorende afspraken worden vóór ingebruikname aan de praktijk verstrekt als onderdeel van de verwerkersovereenkomst. Met andere dienstverleners maken we waar nodig afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking. Wanneer verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, gebruiken we een passend doorgiftemechanisme wanneer de wet dat vereist.

6. Bewaren en beveiligen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, de afgesproken dienstverlening en toepasselijke wettelijke bewaarplichten. Concrete bewaartermijnen kunnen per gegevenssoort en klantafspraak verschillen.

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. Geen enkele digitale dienst kan echter absolute beveiliging garanderen.

7. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de AVG dat toestaat, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar tegen verwerking. U kunt ook een gegeven toestemming intrekken.

Gaat uw verzoek over patiëntgegevens binnen een tandartspraktijk? Neem dan eerst contact op met die praktijk. Gaat het om de Tandly-website, een contactaanvraag of gegevens waarvoor Tandly zelf verantwoordelijk is, mail dan naar info@tandly.nl. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen en contact

We kunnen dit beleid aanpassen wanneer de website, dienst of wetgeving verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer deze versie voor het laatst is bijgewerkt.